Die E-Mail-Checkliste Teil 2: 5 weitere Tipps für die perfekte E-Mail-Korrespondenz
Dies ist der zweite Teil der Serie mit für die perfekte E-Mail. Es gibt noch weitere Fettnäpfchen, die es zu vermeiden gilt. Wenn Sie den ersten Teil noch nicht kennen können Sie ihn hier nachlesen.
Die Struktur
Genau wie bei einem normalen Brief sollte es auch in einer E-Mail mehrere klar voneinander differenzierte Bereiche geben. Folgen Sie einer einheitlichen Struktur und machen Sie die Mail lesbarer und verständlicher. Nach der Grußformel und vor der Verabschiedung gehört eine Leerzeile.
Nutzen Sie Absätze zur Trennung logischer Bereiche und vermeiden Sie laienhafte Layoutversuche mit manuellen Umbrüchen oder Leerzeichen. Schreiben Sie immer bis zum Ende der Zeile oder machen Sie das Browserfenster kleiner, wenn ihnen die Zeilen zu lang wirken. Sie wissen nie auf was für einem Gerät die E-Mail geöffnet wird. Manuelle Umbrüche würden hier das automatisch angepasst Layout zerstören.
Tipp: Nutzen Sie auch Formatierungen wie Listen, wenn Sie Feedback geben oder Fragen haben. Anhand der Nummerierung ist es dem Empfänger leichte auf bestimmte Punkte einzugehen.
Die Länge
Hier gibt es zwar keine goldene Regel. Aber man kann nicht oft genug darauf hinweisen, wie wichtig es ist präzise zu sein. Vermeiden Sie lange Einleitungen und unnötige Füllwörter. Sagen Sie schnell und kompakt worum es Ihnen geht. Gehen Sie sparsam mit Ihrer und der Zeit des Empfängers um.
Tipp: Gewöhnen Sie sich an, mit einem kritischen Blick über Ihre verfasste E-Mail zu gehen und suchen Sie bewusst nach Sätzen, die Sie streichen. Sie werden schnell ein Gefühl dafür bekommen wie sie mehr mit weniger ausdrücken können. 8. Der Ton
Mails versenden sich schnell – dabei wird auch schnell mal etwas gesagt, das man vll. nicht so meint. Häufig bereuen wir manche Aussagen schon direkt nach dem Klick auf den Senden-Button. Vermeiden Sie das daher unbedingt Verfassen von E-Mails in Rage und Wut. Warten Sie ab, atmen Sie durch. Nicht alles was gedacht wird muss auch gesagt werden.
Tipp: In den meisten E-Mail-Programmen kann man eine Funktion einstellen mit der man E-Mails noch einige Sekunden nach Versenden wieder „zurückholen“ kann. das lohnt sich.
Die Uhrzeit
Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit E-Mail zu planen. Es macht meist keinen guten Eindruck, wenn Sie offenbaren, dass Sie noch mitten in der Nacht arbeiten oder vor einem wichtigen Termin kaum geschlafen haben.
Tipp: Nutzen Sie die Funktion, E-Mails zu einem geplanten Zeitpunkt zu versenden.
Anhang
Tatsächlich kann man auch bei einem Anhang viel falsch machen. Hier gilt eigentlich das gleiche, wie auch bei Anhängen bei einer online Bewerbung:
- Achten Sie auf klare und eindeutige Dateinamen: Denken Sie daran, dass das Gegenüber die Datei womöglich speichern wird und auch morgen noch wissen sollte was in ihr enthalten ist. Ein Bild mit dem Namen „ich_bearbeitet.jpg“ wirkt nicht sonderlich clever.
- Achten Sie auf eine vernünftige Dateigröße.: Ein normales PDF ist selten über 3 MB. 10 MB sollte ein Anhang nur in sehr seltenen Ausnahmen und in Absprache übersteigen. Mails ab 15 MB werden häufig nicht zugestellt. Für große Datenmengen nutzen Sie einen Dienstleister wie WeTransfer, OneDrive oder Google Drive.
- Achten Sie auch auf die verwendeten Dateiformate: Nutzen Sie Projektdateien wie .docx nur, wenn Ihr gegenüber an der Datei arbeiten können soll. Für finalisierte Dokumente gibt es das weitaus sicherere PDF-Format.
Tipp: Aktivieren Sie den Anhangs-Hinweis in Ihrem Mail-Programm. Sobald Sie das Wort „anbei“ oder „Anhang“ verwenden aber keine Datei angefügt haben wird Ihr E-Mail-Programm Sie darauf hinweisen.