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Die digitale Bewerbungsmappe: Ordnung ist das halbe Leben – 5 essenzielle Tipps

Unser Besuch auf der Lehrstellenbörse in dieser Woche hat es wieder gezeigt: Der richtige Aufbau der Bewerbungsmappe ist gerade für Berufsanfänger immer noch eine große Hürde. Dabei ist es eigentlich gar nicht so kompliziert schon beim Aufbau einen guten Eindruck zu machen, allerdings gibt es auch hier wieder ein paar Dinge zu beachten und einige Fallstricke zu vermeiden.

Die Bewerbungsmappe ist Ihre ganz persönliche Visitenkarte – ob digital als PDF oder ganz klassisch gedruckt analog. Noch bevor die Personalverantwortlichen Ihr Anschreiben lesen, Ihr Bewerbungsfoto sehen oder Ihren Lebenslauf begutachten, schauen sie auf Ihre Bewerbungsmappe als Ganzes. Grund genug sich intensiver mit diesem allerersten Eindruck zu beschäftigen.

Egal PDF-Bewerbungsmappe oder Print-Bewerbung: Auf eine ansprechende Gestaltung sollte man immer  achten - es aber auch nicht übertreiben
Egal ob als PDF oder Print-Bewerbung: Auf eine ansprechende Gestaltung sollte man immer achten – es aber auch nicht übertreiben

Analog oder digital? Egal – Hauptsache eine runde Sache!

Gedruckte Bewerbungen sind zu Recht in letzter Zeit immer seltener geworden – verursachen Sie doch nicht wenig Müll, sind unhandlich und müssen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens umständlich und kostenintensiv vernichtet werden. Für viele Arbeitgeber sind digitale Bewerbungen daher heutzutage das bevorzugte Medium und als Bewerber sollte man diesem Wunsch auch – sofern nicht explizit anders verlangt – unbedingt entsprechen und auf eine umständlich produzierte „echte“ Bewerbungsmappe verzichten.

Aber was schon für analoge Bewerbungen gilt, ist für digitale Bewerbungsmappen genauso selbstverständlich: Ordnung ist das halbe Leben. Die Bewerbungsmappe ist der Rahmen für Ihre Präsentation – Die optische Gestaltung sollte dementsprechend zu Ihnen und Ihrem Stil und natürlich auch zur ausgeschriebenen Stelle passen. Wägen Sie daher sorgfältig ab, was Ihnen wichtig ist und was Sie damit zu bezwecken glauben. Am besten beachten Sie dabei unsere Checkliste.

Damit es zum Bewerbungsgespräch kommt, sollte man zunächst alle Energie auf eine professionelle Bewerbungsmappe legen. Egal ob digital als PDF oder analog gedruckt
Damit es zum Bewerbungsgespräch kommt, sollte man zunächst alle Energie auf eine professionelle Bewerbungsmappe legen. Egal ob digital als PDF oder analog gedruckt

5 goldene Regeln für das PDF als digitale Bewerbungsmappe

Gerade bei einem PDF gibt es Dinge zu beachten, auf die man vielleicht nicht gleich kommen würde. Wir haben daher eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei hilft, den Aufbau und die Einstellungen von vornherein korrekt vorzunehmen und um böse Überraschungen zu vermeiden.

  1. Nutzen Sie eine ansprechend gestaltete und technisch professionell formatierte Vorlage für Word oder InDesign
  2. Achten Sie auf die Metadaten im PDF
  3. Wählen Sie einen passenden Dateinamen
  4. Integrieren Sie ein professionelles Deckblatt und fügen Sie alle Unterlagen in einer Datei zusammen
  5. Dateigröße: Wählen Sie eine passende Kompressionsstufe

Nutzen Sie eine ansprechend gestaltete und technisch professionell formatierte Vorlage für Word oder InDesign

Eine professionelle Dokumentenvorlage erleichtert Ihnen die Formatierung Ihrer Bewerbung und schafft einen einheitlichen Stil. Eine eigene Vorlage zu erstellen kann jedoch eine sehr anspruchsvolle Aufgabe sein. Einige gute Quellen für geeignete Vorlagen und Musterschreiben haben wir in einem eigenen Artikel für Sie recherchiert.

Eine gute Vorlage erleichtert Ihnen aber nicht nur die Arbeit an der Vorbereitung der Bewerbung, sondern ermöglicht es Ihnen, sich viel besser auf die Inhalte konzentrieren. Zudem wirkt es unprofessionell, wenn Personalverantwortliche schon am Layout erkennen können, dass Sie Probleme damit haben, die gängigen Office-Programme richtig zu bedienen. Beweisen Sie ihre EDV-Kompetenz, indem Sie keinen Raum für Zweifel lassen.

Achten Sie auf die Metadaten im PDF

In jedem digitalen Dokument, ob Bild, Word-Datei oder PDF steckt eine Unmenge an sogenannten Metadaten. Diese Datensätze verraten einiges über die erstellenden Systeme, weitere genutzte Programme, Zeitpunkte, Dateinamen und enthalten teilweise auch sensible personenbezogene Daten.

Metadaten umfassen schon lange nicht mehr nur das Erstellungs-Datum eines Dokuments, sondern bieten häufig viele sehr detaillierte weitere Informationen. Häufig lässt sich erkennen wie oft eine Datei umbenannt wurde, welche Dateinamen es waren oder ob es verschiedene Autoren gab. Dienste wie get-metadata.com helfen dabei, den Überblick zu behalten. Vermeiden Sie peinliche Pannen wie bspw., dass Sie die Dokumente bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber am Arbeitsplatz erzeugt haben und editieren oder löschen Sie entsprechende Informationen. Dies ist mit jeder gängigen PDF-Software möglich.

Wählen Sie einen passenden Dateinamen

Man glaubt gar nicht wie viele Menschen nicht darauf achten, versendete Dateien zuvor umzubenennen. Ein Profilfoto mit dem Namen „ich_bearbeitet.jpg“ zeugt nicht gerade von Professionalität und solidem technischen Verständnis. Eine digitale Bewerbungsmappe mit dem Namen „Bewerbung.pdf“ deutet ebenfalls darauf hin, dass Sie wenig vertraut mit den Abläufen in Unternehmen sind, machen Sie es den Personalern damit doch nur unnötig schwer die Datei später noch zuzuordnen, ohne sie vorher zu öffnen.

Ein Dateiname ist wie eine zweite Überschrift, dass hierbei ganz besonders auf korrekte Rechtschreibung geachtet werden muss, sollte selbstverständlich sein. Groß- und Kleinschreibung hingegen spielen im Dateinamen jedoch nur eine untergeordnete Rolle. Ein geeigneter Name für eine digitale Bewerbungsmappe als PDF ist bspw.: „Max Mustermann – Bewerbungsunterlagen – Musterfirma.pdf

Integrieren Sie ein professionelles Deckblatt und fügen Sie alle Unterlagen in einer Datei zusammen

Ein Deckblatt ist kein verschwendeter Raum. Sollte Ihre Bewerbung ausgedruckt werden, gibt sie den Unterlagen einen geeigneten Rahmen. Aber achten Sie darauf, dass auch hier ein Minimum an Mehrwert gegeben ist. Ein schönes Design alleine reicht nicht aus. Mindestens Ihr Name, der Name des Unternehmens und Ihre Kontaktdaten sollten enthalten sein. Vergessen Sie nicht, zu erwähnen um was es sich bei dem vorliegenden Dokument handelt: „Curriculum Vitae“ oder der Hinweis „Bewerbungsunterlagen“ sind daher ebenfalls sinnvolle Ergänzungen.

Häufig wünschen sich Unternehmen in ihren digitalen Bewerbungsformularen der eigenen Karriereportale getrennte Dokumente für das Anschreiben und den Lebenslauf. Ein bestehendes PDF zu zerlegen oder in Teilen zu exportieren ist kein Problem. Sofern Sie jedoch eine Bewerbung per E-Mail versenden, ist es hilfreich, nicht dutzende getrennte Anhänge zu anzufügen, sondern alle relevanten Unterlagen in einem Dokument zu bündeln.

Dateigröße: Wählen Sie eine passende Kompressionsstufe

Ein letzter, aber nicht minder wichtiger Punkt, ist die Gesamt-Dateigröße Ihres Dokuments. Ihre digitale Mappe sollte 3 MB nicht überschreiten. Beim Export aus dem Programm, mit dem Sie Ihre Unterlagen erstellen, können Sie die Kompressionsstufe einstellen. Zudem gibt es alternativ einige Online-Dienste die PDF-Dokumente komprimieren. Oft geschieht dies verlustfrei, also ohne Einbußen bei der Qualität von Bildern.

Auch hier gilt, dass ein zu großes Dokument darauf hindeutet, dass Sie über mangelnde Office-Kenntnisse verfügen. Zudem birgt ein großer Anhang die Gefahr, dass dieser beim empfangenden System nicht korrekt ankommt. Häufig ist des Weiteren der Upload in den Karriereportalen begrenzt.

Lassen Sie Ihre Unterlagen von den Profis prüfen

Die Bewerbungsmappe ist Ihre Visitenkarte. Nicht nur inhaltlich, sondern auch stilistisch. Wenn Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich einfach an unsere Profis von der Heidrun Jürgens Personaldienstleistungen. Wir prüfen Ihre Unterlagen kostenlos und unverbindlich. Zudem ist die Personalvermittlung für Bewerber bei uns kostenlos. Erfahren Sie mehr über unsere Leistungen und profitieren Sie von unserer Erfahrung.