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Die E-Mail-Checkliste Teil 1: 5 Dinge auf die man beim E-Mail-Schreiben dringend achten sollte

Was man häufig macht, sollte man eigentlich auch gut können. Möchte man meinen, doch wer vor allem auch viele E-Mails erhält, weiß: Was so einfach scheint, birgt dennoch einiges an Gefahrenpotenzial. Die folgenden fünf Punkte sollten Sie bei beruflichen E-Mails daher unbedingt beachten.

Typografie in der E-Mail

Konsistenz ist eine ganz besonders wichtige Grundregel – nicht nur beim E-Mail schreiben! Achten Sie daher auf ein einheitliches Erscheinungsbild und nutzen Sie niemals unterschiedliche Schriftarten im Fließtext.

Fettdruck und Kursivsatz sind erlaubt. Aber bereits Unterstreichungen sind absolutes No-Go. Zu groß ist die Verwechslungsgefahr mit Links. Dass man die Schriftfarbe in einer E-Mail nicht ändern sollte, muss man heuzutage hoffentlich kaum mehr erwähnen.

Achten Sie auch vor allem dann auf die Schriften, wenn Sie in Ihre E-Mail Text aus einer anderen Anwendung hineinkopieren. Selbst wenn Ihre zusammengestellte E-Mail bei Ihnen normal aussieht, ist es immer noch möglich, dass beim Empfänger unschöne Unterschiede sichtbar werden.

Die Formatierungs-Entfernen-Funktionen im E-Mail-Programm ist Gold wert.

Tipp: Bei den meisten E-Mail-Programmen gibt es übrigens einen Button, der etwaige Formatierungen entfernt. Bei Googlemail erkennen Sie diese Funktion an dem Button mit dem durchgestrichenen „T“ (oben rechts).

Die E-Mail-Signatur

Die Signatur ist nach wie vor ein wichtiges Standard-Element in einer jeden E-Mail. Dennoch sollten Sie diese schlicht halten. Vor allem bei langen Mailverläufen wird der Thread häufig unübersichtlich. Manche Mailprogramm blenden Signaturen in solchen Ansichten aus. Aber Sie sollten den raren Bildschirmplatz des Empfängers schonen und in jedem Fall eine kleinere Schriftgröße verwenden. Lange rechtliche Hinweise etc. sollten einfach verlinkt werden. Die Signatur ist lediglich für personenbezogene und Kontakt-Daten gedacht.

Tipp: Nehmen Sie die Schlussformel gleich in die Signatur mit auf und sparen Sie sich unnötige Schreib-Arbeit.

Ansprache und Schlussformel

Sehr geehrte Damen und Herren,

bitte achten Sie auf eine geeignete Ansprache. Eine E-Mail ist jedoch kein Brief und es darf daher – sofern Ihnen der Empfänger bekannt ist – ruhig ein wenig informeller zugehen. Dennoch und gerade bei wichtigen Mails an unbekannte Empfänger, an Gruppen von Empfängern oder bei Empfängern mit bestimmten Titeln gibt es einiges zu beachten.

Gerade bei Bewerbungen ist die Anrede häufig schon von entscheidender Bedeutung. Wer einen konkreten Ansprechpartner benennen kann, ist klar im Vorteil. Ist dieser nicht in der Stellenausschreibung benannt, dann hilft häufig ein Anruf in der Abteilung oder die Recherche auf der Homepage. Lassen Sie sich diesen Vorteil nicht entgehen, zeigen Sie Interesse an Ihrem Gegenüber und vermeiden Sie, wann immer möglich, eine ungerichtete generische Ansprache bei Bewerbungen per E-Mail.

Bei Titeln ist bspw. zu beachten, dass immer nur der höchste benannt wird. Eine E-Mail an Frau Prof. Dr. Schwan sollte bspw. so eingeleitet werden: „Sehr geehrte Frau Professorin Schwan“

Tipp: Nach der Schlussformel kommt KEIN Komma. Viel zu oft wird diese einfache Rechtschreibregel vergessen:

Herzliche Grüße
Ihr Absender

Empfänger, CC und BCC

Eines der größten Fettnäpfchen ist in den einfachen Empfänger-Feldern versteckt. Kaum etwas ist peinlicher, als sich als digitaler Anfänger zu outen, in dem man eine Rundmail an einen größeren offenen Verteilerkreis sendet. Hier kann es auch datenschutzrechtlich heikel werden. Signalisieren Sie mit der Zuordnung auch eine Hierarchie. Die Carbon Copy (CC) sollte nicht für den Haupt-Empfänger (von dem Sie ggf. eine Antwort erwarten) genutzt werden, die BCC-Angabe ausschließlich für vertrauliche Zustellungen.

Eine Beispiel E-Mail für eine furchtbare Rundmail mit öffentlich sichtbaren Empfängern im CC.
Ein Kommunikations- und Datenschutz-Supergau und leider ziemlich genau so geschehen. Von der fragwürdigen Formatierung und dem Inhalt mal ganz abgesehen. Rundmails sollten nie an die sichtbaren Empfänger im CC gehen.

Tipp: Wenn Sie eine Mail an eine Gruppe von Empfängern senden möchten, die einander nicht sehen dürfen, senden Sie die Mail an sich selbst und setzen Sie die eigentlichen Empfänger in das BCC Feld.

Der Betreff

Auch dieser Bereich ist weniger banal als zunächst gedacht. Denn ein präziser Betreff ist unfassbar wichtig, nicht nur für die spätere Suche, sondern auch damit der Empfänger sofort klar einordnen kann worum es geht. Ein Betreff kann gut und gern auch mehrere Wörter umfassen sein, es muss und sollte aber nur in Ausnahmen Fließtext verwendet werden.

Suchen Sie doch einfach mal nach „Kein Betreff“ in Ihrem Mailprogramm. Sie werden staunen wie viel unklare Mails Ihnen schon gesendet wurden.

E-Mails ohne Betreff erschweren die Zuordnung.
Alle E-Mails sollten einen präzisen Betreff bekommen. Mit so einem Posteingang kann niemand etwas anfangen.

Tipp: Wenn sich Themen im Verlauf einer E-Mail-Diskussion ändern, erstellen Sie lieber einen neuen Thread mit einem treffenden Betreff.