Datenschutz für Bewerber - Heidrun Jürgens Personaldienstleistungen

Lieber Bewerber (m/w/d),

wir freuen uns auf das persönliche Gespräch mit Ihnen! Zur Vorbereitung auf den Termin bei uns haben wir Ihnen einige Tipps und Informationen
zusammengestellt.

Ein professionelles Vorstellungsgespräch bedarf einer professionellen Vorbereitung

Damit wir ein professionelles Vorstellungsgespräch mit Ihnen führen können, bitten wir Sie, sich entsprechend vorzubereiten. Informationen zu unserem Unternehmen sowie zu aktuellen Positionen finden Sie auf unserer Homepage (www.heidrunjuergens.de). Auch wir möchten uns auf das Gespräch mit Ihnen bestmöglich vorbereiten. Auf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie daher unseren Bewerberfragebogen. Bitte senden Sie uns diesen ausgefüllt und nach Möglichkeit unterschrieben rechtzeitig vor Ihrem Termin per E-Mail zu. Bitte denken Sie auch an eventuell noch fehlende Zeugnisse.

Datenschutz ist uns wichtig

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Selbstverständlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Ihre Daten – pseudonymisiert oder in Klartext – leiten wir grundsätzlich nur mit Ihrem Einverständnis weiter.

Bewerbervideo

Im Anschluss an Ihr Gespräch bieten wir Ihnen an, auf freiwilliger Basis ein kurzes Bewerbervideo aufzunehmen, um Sie so von Ihrer persönlichen Seite bei einem möglichen Arbeitgeber präsentieren zu können. In dem ein- bis zweiminütigen Video berichten Sie kurz von Ihrem beruflichen Werdegang, Ihrer Motivation und Ihren privaten Interessen. Nutzen Sie die Chance und vermitteln Sie zusätzlich zu den Fakten auf Papier ein Bild von sich!

Persönlichkeitsfragebogen / BFI-10

Wir bieten Ihnen außerdem an, einen kurzen Fragebogen zur Persönlichkeit auszufüllen. Dies geschieht selbstverständlich auf rein freiwilliger Basis. Die Ergebnisse stellen wir Ihnen nach Auswertung per E-Mail zur Verfügung. Gern beantworten wir Ihre Fragen dazu im persönlichen Gespräch. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit unter 040 / 32 54 55 – 0 zur Verfügung. Bitte zögern Sie nicht, Unklarheiten mit uns zu besprechen.

Datenschutzerklärung

Die nachfolgenden Bestimmungen dienen der Information von Bewerbern über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27.04.2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), insbesondere unter Berücksichtigung der Informationspflichten nach Art. 12 bis 14 DSGVO sowie zur Aufklärung über die nach der DSGVO bestehenden Betroffenenrechte gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Art. 34 DSGVO. Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, wenden Sie sich bitte an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die
Heidrun Jürgens Personaldienstleistungen GmbH
Ballindamm 15
D-20095 Hamburg
E-Mail: info(at)heidrunjuergens.de
Tel.: +49 (0)(40) 32 54 55 0
Geschäftsführung: Heidrun Jürgens

II. Datenschutzbeauftragter unseres Unternehmens

Datenschutzbeauftragter unseres Unternehmens ist
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Informationstechnologierecht
Dr. Christian Rauda
GRAEF Rechtsanwälte Digital PartG mbB
Jungfrauenthal 8
20149 Hamburg, Germany
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)heidrunjuergens.de
Website: www.graef.eu

III-. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie sich für eine Stellenausschreibung oder initiativ bewerben, erheben wir bei Ihnen Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachnamen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer(n)) sowie weitere Daten, die für die Durchführung eines Personalvermittlungsverfahrens erforderlich sind, wie etwa Ihren Lebenslauf oder Zeugnisse. Wenn Sie uns darüber hinausgehende nicht erforderliche personenbezogene Daten von Ihnen (z. B. ein Foto) zur Verfügung stellen, geschieht dies aufgrund Ihrer freiwilligen Entscheidung. Folgen der Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten: Die Bereitstellung der von uns erhobenen personenbezogenen Daten ist für unsere Entscheidung, ob wir Sie als Kandidaten an Dritte zur Vermittlung vorschlagen können, erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, können wir allerdings auch keine Entscheidung darüber treffen, ob wir Sie als Kandidaten an Dritte zur Vermittlung vorschlagen können. Außerdem kann es sein, dass wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Google) und/oder beruflichen Netzwerken (z. B. Xing, LinkedIn) weitere personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, die der Durchführung des Bewerbungsverfahrens dienen.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur innerhalb der EU.

IV. Verarbeitungszweck

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten, um Sie bei der Suche nach einem neuen beruflichen Wirkungskreis unterstützen zu können. Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten oder aus anderen öffentlichen Quellen zugänglichen personenbezogenen Daten sowohl in schriftlicher als auch in elektronischer Form und speichern diese Daten in einer Bewerberdatenbank zum Zweck der Stellenvermittlung. Ihre Daten bilden die Grundlage unserer Vermittlungstätigkeit und werden, wenn notwendig, im Rahmen unserer Dienstleistung unseren Kunden in Auszügen pseudonymisiert oder in Klartext zur Verfügung gestellt.

V. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung u. a. rechtmäßig, wenn sie zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen aus öffentlich zugänglichen Quellen und/oder beruflichen Netzwerken verarbeiten, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung zulässig, wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Die berechtigten Interessen, die wir mit der Verarbeitung solcher Daten verfolgen, bestehen darin, Informationen zu Ihrer Person zu erfahren, die für unsere Vermittlungstätigkeit auch für Sie von Bedeutung sind (z. B. im Hinblick auf Ihre Geeignetheit für eine angefragte Position), die wir im Rahmen unserer Kandidatenbefragung jedoch nicht konkret erhoben haben.

VI. Dauer der Speicherung

Wenn die personenbezogenen Daten lediglich für einen „CV-Quick-Check“ erhoben werden, werden diese Daten nach dem CV-Quick-Check gelöscht, es sei denn, Sie möchten in die Bewerberdatenbank aufgenommen werden. Wenn Sie sich entschließen, in unsere Bewerberdatenbank aufgenommen zu werden, speichern wir die von uns erhobenen und die von Ihnen freiwillig mitgeteilten Daten für die Dauer unserer Vermittlungstätigkeit. Erfolgt binnen 12 Monaten keine Vermittlung und/oder sollten Sie nicht ausdrücklich eine weitere Speicherung Ihrer Daten wünschen, löschen wir Ihre Daten unaufgefordert nach Ablauf von
12 Monaten. Selbstverständlich löschen wir Ihre Daten auch zu jedem anderen Zeitpunkt, zu dem Sie uns dazu auffordern, es sei denn, wir benötigen sie noch zu anderen gesetzlich zulässigen oder vorgeschriebenen Zwecken.

VII. Weitere Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO

und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person. Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

8. Recht auf Widerruf von datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies
gilt nicht, wenn die Entscheidung

a) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,

b) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder

c) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden. Hinsichtlich der in (a) und (c) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu
mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

VIII. Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Audio- und Videokonferenzen und Webinare der Heidrun Jürgens Personaldienstleistungen GmbH

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist als Bestandteil von Office 365 ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond WA 98052-6399 USA.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist

Heidrun Jürgens
Personaldienstleistungen GmbH

Ballindamm 15
20095 Hamburg

Vertreten durch:
Heidrun Jürgens
Telefon 040 32 54 55 0
Telefax 040 32 54 55 10

Rolle von Microsoft Corporation:

Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Microsoft Corporation als Anbieter von „Microsoft“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.

Sie können „Microsoft Teams“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Microsoft Teams“-App eingeben.

Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Microsoft Teams“ finden.

Die Datenschutzhinweise von Microsoft Corp zu Microsoft Teams finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

3. Datenschutzbeauftragter

Dr. Christian Rauda
Fachanwalt für Informationstechnologierecht

GRAEF Rechtsanwälte Digital Partnerschaftsgesellschaft mbB
Jungfrauenthal 8
20149 Hamburg
Tel. +49.40.80 6000 9-0
Fax +49.40.80 6000 9-10

E-Mail: datenschutzbeauftragter@heidrunjuergens.de

4. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional und nur nach Ankündigung und Einwilligung aller Teilnehmer): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

In einem Online-Meeting haben Sie zudem die Möglichkeit, als Gast teilzunehmen. Hierbei müssen Sie jedoch keine Angaben zu Ihrem Namen machen. Sie können dafür auch ein Pseudonym verwenden.

5. Verschlüsselung

Die Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Microsoft verwendet Standardtechnologien wie TLS und SRTP, um alle Daten während der Übertragung zwischen den Geräten der Benutzer und den Microsoft-Rechenzentren sowie zwischen Microsoft-Rechenzentren zu verschlüsseln. Dies umfasst Nachrichten, Dateien (Video, Audio etc.), Besprechungen und andere Inhalte. Ruhende Unternehmensdaten in Microsoft-Rechenzentren werden zudem auf eine Weise verschlüsselt, die es Organisationen ermöglicht, Inhalte bei Bedarf zu entschlüsseln. Microsoft Teams verwendet darüber hinaus TLS und MTLS zum Verschlüsseln von Chatnachrichten. Der gesamte Server-zu-Server-Datenverkehr erfordert MTLS – unabhängig davon, ob der Datenverkehr auf das interne Netzwerk beschränkt ist oder den internen Netzwerkperimeter überschreitet. Weitere Informationen, wie Microsoft Teams die Daten verschlüsselt finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-security-guide

6. Umfang und Dauer der Verarbeitung

Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Microsoft Teams“-App angezeigt.

Die Datenverarbeitung endet in der Regel mit Beendigung des „Online-Meetings“, es sei denn es ist im Folgenden anders beschrieben.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Microsoft Teams“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Microsoft Teams“ gespeichert werden. Falls ein Benutzer (oder ein Administrator im Namen des Benutzers) die Daten löscht, wird Microsoft Corp. dafür sorgen, dass alle Kopien der persönlichen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

7. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen bzw. deren Anbahnung (u.a. Bewerbungsgespräche) durchgeführt werden.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Verantwortlichen verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser überwiegendes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

8. Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Bewerbern, Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist. Die Datenschutzhinweise von Microsoft Corp zu Microsoft Teams finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

9. Keine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet nur in der Europäischen Union statt.

10. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Falls Sie ein Datenschutzproblem, eine Beschwerde oder Frage an den Microsoft „Chief Privacy Officer“ und den „EU Data Protection Officer“ haben, kontaktieren Sie diesen gerne über das Webformular unter https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacy-questions. Der Microsoft EU Data Protection Officer ist unter folgender Anschrift erreichbar: Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, Telefon: +353 1 706 3117